Pierwsze uruchomienie - konfiguracja
Przed rozpoczęciem pracy uzupełnij dane swojego gospodarstwa. Pojawią się na wszystkich fakturach i paszportach roślin.
Krok 1: Dane gospodarstwa
Otwórz Ustawienia
Kliknij Ustawienia w lewym pasku bocznym (ikona kółka zębatego) i przejdź do zakładki Gospodarstwo.
Wypełnij dane firmy
Uzupełnij pola: Nazwa firmy (pełna nazwa, jak na fakturze), Adres (ulica, kod pocztowy, miasto), NIP, Numer konta bankowego oraz Kod producenta PIORiN (np. PL-12345).
Zapisz zmiany
Kliknij Zapisz. Dane będą automatycznie uzupełniane na każdej fakturze i paszporcie.
Bez uzupełnionego NIP-u, numeru konta i kodu PIORiN faktury i paszporty nie będą kompletne.
Krok 2: Katalog - kategorie i opakowania
W Ustawieniach przejdź do zakładki Katalog. Dodaj kategorie roślin (np. Krzewy, Drzewa, Byliny, Rośliny doniczkowe) i skonfiguruj szablony opakowań (paczki, palety) - będą dostępne przy druku etykiet kurierskich.
Krok 3: Integracja z Allegro (opcjonalnie)
W Ustawieniach przejdź do zakładki Integracje
Kliknij Połącz z Allegro
Zaloguj się do swojego konta Allegro w oknie przeglądarki
Po autoryzacji wróć do aplikacji - połączenie zostanie potwierdzone zieloną kropką
Nawigacja po aplikacji
Pasek boczny
Po lewej stronie ekranu znajduje się główne menu z sekcjami:
- Główne - Dashboard, Allegro
- Ewidencje - Ewidencja paszportów, Dziennik fitosanitarny
- Sprzedaż - Faktury/Zamówienia, Paszporty roślin
- Zasoby - Produkty, Klienci
- Zespół - Zadania, Kalendarz, Pracownicy
- Ustawienia - na dole paska
Kliknięcie dowolnej pozycji menu przenosi do wybranego widoku. Aktywna strona jest podświetlona na zielono.
Wskaźnik Allegro
W pasku bocznym widać stan połączenia z Allegro:
- Zielona kropka - konto połączone, synchronizacja aktywna
- Szara kropka - brak połączenia
Paleta Poleceń
Naciśnij Cmd+K (Mac) lub Ctrl+K (Windows) z dowolnego miejsca, aby otworzyć Paletę Poleceń. Wpisz fragment nazwy widoku lub akcji i naciśnij Enter.
Skróty klawiszowe
| Skrót | Działanie |
|---|---|
| Cmd/Ctrl+K | Otwiera Paletę Poleceń - nawigacja po całej aplikacji |
| Cmd/Ctrl+N | Otwiera panel szybkiej sprzedaży (nowe zamówienie) |
| Cmd/Ctrl+F | Przenosi fokus do pola wyszukiwania; w panelu sprzedaży - do wyszukiwarki produktów |
| Cmd/Ctrl+Enter | W panelu sprzedaży: zapisuje zamówienie i drukuje wszystkie dokumenty |
| Cmd/Ctrl+Backspace | W panelu sprzedaży (fokus na polu ilości): usuwa pozycję z koszyka |
| Escape | Zamyka aktywny panel, modal lub dropdown |
| Tab | W trybie szybkiej edycji: przechodzi do następnej komórki |
| Enter | Zatwierdza wartość w polu; w wyszukiwarce produktów - dodaje produkt |
Cały workflow sprzedaży bez myszki: Cmd+N → wpisz produkt → Enter → wpisz ilość → Enter → (kolejny produkt lub) Cmd+Enter.
Dashboard (Pulpit)
Dashboard to strona startowa aplikacji z przeglądem najważniejszych informacji.
Co widzisz na Dashboardzie
Przychody na żywo
- Podsumowanie dzisiejszych przychodów z faktur i zamówień Allegro
- Przychody tygodniowe w porównaniu z poprzednim tygodniem
Statystyki
- Liczba faktur wystawionych w bieżącym miesiącu
- Stan katalogu produktów
- Liczba aktywnych paszportów roślin
- Otwarte zadania
Nadchodzące zadania i wydarzenia
- Lista najbliższych zadań z terminem
- Nadchodzące wydarzenia z kalendarza
- Ostatnie faktury
Kliknij dowolny element na liście, aby przejść bezpośrednio do jego szczegółów.
Produkty - katalog roślin
W zakładce Produkty zarządzasz katalogiem roślin dostępnych do sprzedaży.
Dodawanie nowego produktu
Kliknij przycisk + Dodaj produkt w prawym górnym rogu
Wypełnij: Nazwa, Cena (netto), Kategoria, Stan magazynowy i opcjonalnie Zdjęcie
Kliknij Zapisz
Szukanie i filtrowanie produktów
Na górze tabeli produktów znajduje się pasek filtrów:
- Pole wyszukiwania - wpisz fragment nazwy rośliny
- Filtr kategorii - pokaż tylko jedną kategorię
- Filtr źródła - ręcznie dodane / zaimportowane z Allegro
- Sortowanie - wg ceny lub stanu magazynowego
Edycja produktu
- Kliknij wiersz w tabeli, aby otworzyć formularz edycji
- Kliknij dwukrotnie komórkę, aby edytować wartość bezpośrednio w miejscu (tryb inline)
Tworzenie zamówienia (sprzedaż)
Panel sprzedaży to serce FloraSoftu - tutaj tworzysz zamówienia i wystawiasz dokumenty.
Otwieranie panelu sprzedaży
Naciśnij Cmd/Ctrl+N z dowolnego miejsca, lub przejdź do Faktury i kliknij + Nowe zamówienie.
Krok po kroku: Tworzenie zamówienia
Wyszukaj produkty
Kursor automatycznie ląduje w polu wyszukiwania. Wpisz nazwę rośliny, wybierz strzałkami góra/dół i naciśnij Enter - kursor przeskakuje do pola ilości.
Wprowadź ilość
Wpisz liczbę sztuk i naciśnij Enter - produkt trafia do koszyka, kursor wraca do wyszukiwarki. Powtórz dla każdej kolejnej rośliny.
Wybierz typ dokumentu
Przełącz między: Paragon, Faktura VAT, Faktura bez VAT, Rachunek. FloraSoft dobiera wzór paszportu automatycznie na podstawie kategorii produktu.
Wybierz klienta (opcjonalnie)
W sekcji „Klient" zacznij wpisywać nazwę i wybierz z podpowiedzi - NIP, adres i rabat uzupełnią się automatycznie.
Zapisz i drukuj
Kliknij Zapisz i drukuj lub naciśnij Cmd/Ctrl+Enter. System jednocześnie zapisuje zamówienie, drukuje fakturę/paragon, paszporty roślin (jeśli wymagane) i etykietę kurierską (jeśli skonfigurowany szablon).
Faktury i zamówienia
Widok Faktury pokazuje historię wszystkich wystawionych dokumentów.
Filtrowanie i wyszukiwanie
- Szukaj po numerze faktury lub nazwie klienta
- Filtr okresu: Dziś, Ten tydzień, Ten miesiąc, lub własny zakres dat
Operacje na zamówieniach
- Kliknij zamówienie - podgląd, edycja lub ponowny druk
- Ikonka drukarki przy wierszu - wydruk bez otwierania szczegółów
- Zaznacz kilka zamówień (checkboxy) - pojawi się pasek akcji zbiorczych: Drukuj zbiorczo, Eksportuj do CSV, Lista pakowania, Zbiorcza realizacja (dla zamówień Allegro)
Podsumowanie sprzedaży
Kliknij przycisk Podsumowanie (obok filtrów) - system generuje PDF ze zbiorczym zestawieniem wszystkich faktur z wybranego okresu. Zawiera listę faktur z numerami i datami, sumę netto i brutto oraz rozbicie według stawek VAT.
Paszporty roślin
Zakładka Paszporty zawiera katalog wzorów certyfikatów roślin. Każdy wpis to wzór paszportu z danymi botanicznymi.
Jak działa automatyzacja paszportów
W Ustawienia → Katalog przypisz kategorię wymagającą paszportu (np. "Wymaga paszportu EU")
W Produktach przypisz produkt do tej kategorii
Przy wystawianiu zamówienia system automatycznie generuje paszport z unikalnym numerem seryjnym i dodaje wpis do ewidencji
Ręczne dodawanie paszportów jest potrzebne tylko wyjątkowo - np. przy korekcie lub dostawie bez sprzedaży.
Ręczne dodawanie paszportu
Kliknij + Nowy paszport i wypełnij pola zgodnie z wymogami rozporządzenia UE:
- A - Nazwa botaniczna - pełna łacińska nazwa, np. Monstera deliciosa (wymagane)
- B - Kod producenta - Twój numer rejestracyjny PIORiN (uzupełnia się automatycznie z Ustawień)
- C - Kod identyfikowalności - opcjonalny numer partii
- D - Kraj pochodzenia - dwuliterowy kod kraju, np. PL, NL, DE (wymagane)
Kliknij Generuj paszport - system nada unikalny numer seryjny.
Druk i eksport
- Ikonka drukarki przy wierszu - druk pojedynczego paszportu
- Zaznacz kilka i użyj paska zbiorczego - druk zbiorczy
- Pobierz PDF - bez drukowania, do archiwum
Ewidencja paszportów (PIORiN)
Zakładka Ewidencja paszportów to automatyczny rejestr wszystkich wydanych paszportów roślin, prowadzony zgodnie z wymogami Rozporządzenia (UE) 2016/2031.
Co zawiera ewidencja
Każdy wpis zawiera:
- Numer seryjny paszportu
- Nazwę botaniczną rośliny
- Datę wydania
- Powiązane zamówienie
- Kraj pochodzenia i kod producenta
Filtrowanie ewidencji
- Szukaj po nazwie botanicznej lub numerze paszportu
- Filtr okresu - ustaw zakres dat kontroli, np. od 01.01.2024 do 31.12.2024
Eksport dla inspektora PIORiN
Ustaw zakres dat odpowiadający okresowi kontroli
Kliknij Eksport w prawym górnym rogu
Wybierz format: CSV (do Excela) lub PDF (gotowy dokument)
Eksportuj ewidencję regularnie (np. co miesiąc) i archiwizuj - będziesz zawsze gotowy na kontrolę inspektora.
Klienci (CRM)
Zakładka Klienci to baza danych wszystkich odbiorców z historią zakupów.
Dodawanie nowego klienta
Kliknij + Dodaj klienta
Wypełnij: Nazwa, NIP (dla firm), Adres, Typ (indywidualny / firma / hurtownia), Rabat i Notatki CRM
Kliknij Zapisz
Wyszukiwanie klientów
- Wpisz nazwę lub NIP w polu wyszukiwania
- Filtruj wg typu: indywidualny, firma, hurtownia
Karta klienta - historia zakupów
Kliknij wiersz klienta w tabeli, aby otworzyć panel szczegółów z:
- Łączną wartością wszystkich zamówień
- Liczbą zamówień i datą ostatniego zakupu
- Pełną historią transakcji z datami i kwotami
Z karty klienta możesz od razu wystawić nową fakturę - dane uzupełnią się automatycznie.
Zadania
Zakładka Zadania pozwala zarządzać pracami w gospodarstwie.
Dodawanie zadania
Kliknij + Nowe zadanie
Wprowadź Tytuł, Termin (data wykonania), Opis i opcjonalnie Przypisz do pracownika
Kliknij Zapisz
Widoki tablicy zadań
Kliknij przełącznik widoku w prawym górnym rogu:
W widoku Kanban przeciągnij kartę, aby zmienić status. W widoku Tabela masz klasyczną listę z sortowaniem i filtrowaniem.
Kalendarz
Zakładka Kalendarz to planner wydarzeń dla całego gospodarstwa.
Dodawanie wydarzenia
Kliknij + Nowe wydarzenie lub kliknij "+" w wybranym dniu na siatce kalendarza
Wybierz Typ (odbiór, wysyłka, kontrola PIORiN, inne), Datę i godzinę oraz Tytuł i opis
Kliknij Zapisz
Nawigacja po kalendarzu
- Kliknij dzień na siatce, aby zobaczyć panel szczegółów z listą wydarzeń
- Nawiguj strzałkami lub przyciskami < Poprzedni / Następny > miesiąc
- Kolorowe kropki na dniach oznaczają kategorie wydarzeń
Pracownicy
Zakładka Pracownicy to baza osób pracujących w gospodarstwie.
Dodawanie pracownika
Kliknij + Nowy pracownik
Uzupełnij: imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, status (aktywny/nieaktywny)
Kliknij Zapisz
Pracownicy pojawiają się jako opcje przypisania w zadaniach.
Integracja z Allegro
Panel Allegro
Na stronie Allegro widzisz stan połączenia i kafelki statystyczne:
- Zamówienia - liczba oczekujących na realizację
- Oferty - aktywne ogłoszenia
- Wiadomości - nieodczytane wiadomości od kupujących
Kliknij kafelek, aby przejść do widoku listy. Zamówienia są synchronizowane automatycznie w tle - możesz też kliknąć Odśwież, aby pobrać dane natychmiast.
Realizacja pojedynczego zamówienia
Kliknij zamówienie w liście oczekujących
Wybierz typ dokumentu (rachunek / faktura VAT) i sprawdź wymiary paczki
Kliknij Realizuj - system tworzy fakturę, paszporty i przesyłkę kurierską
Zbiorcza realizacja wielu zamówień
Zaznacz zamówienia w tabeli i kliknij Zbiorcza realizacja na pasku akcji. Kreator przeprowadzi Cię przez 3 kroki:
Dokumenty - typ dokumentu dla każdego zamówienia
Logistyka - wymiary paczek, tworzenie przesyłek i odbiór kuriera
Podsumowanie - pobierz mega-PDF (etykiety + paszporty + dokumenty) lub zbiorczą listę pakowania
Ustawienia
| Zakładka | Opis |
|---|---|
| Gospodarstwo | Dane firmy - nazwa, adres, NIP, konto bankowe, kod PIORiN |
| Katalog | Kategorie roślin i szablony opakowań |
| Integracje | Połączenie z Allegro |
| Kontrola PIORiN | Daty kontroli, interwały i przypomnienia fitosanitarne |
| Wygląd | Jasny / ciemny motyw aplikacji |
| Język | Polski, angielski, niemiecki, niderlandzki, włoski, francuski |
Poradniki krok po kroku
Praktyczne scenariusze z codziennej pracy w FloraSoft.
Jak wystawić fakturę dla stałego klienta
Szybka obsługa stałego klienta z telefonu lub przy ladzie - bez zbędnych kliknięć.
Naciśnij Cmd/Ctrl+N - panel sprzedaży otworzy się natychmiast
Wpisz nazwę rośliny → wybierz strzałkami → Enter. Wpisz ilość → Enter. Powtórz dla każdej pozycji
W sekcji „Klient" wpisz kilka liter nazwy → wybierz z listy. NIP, adres i rabat uzupełnią się automatycznie
Wybierz typ dokumentu i naciśnij Cmd/Ctrl+Enter - system zapisuje i drukuje komplet dokumentów
Cały proces zajmuje kilkadziesiąt sekund i nie wymaga dotykania myszki.
Jak przygotować listę pakowania
Jedna zbiorcza lista roślin do spakowania z kilku zamówień.
Przejdź do Faktury i użyj filtra dat (np. Dziś lub Ten tydzień)
Zaznacz checkboxy przy zamówieniach do spakowania (checkbox w nagłówku - zaznacza wszystkie)
Na dolnym pasku akcji kliknij Lista pakowania
System generuje PDF ze zbiorczą listą wszystkich produktów - pogrupowanych i zsumowanych.
Jak wygenerować raport sprzedaży dla księgowej
Zestawienie wszystkich faktur za dany okres w jednym PDF lub pliku CSV.
Wariant A - PDF podsumowanie:
Przejdź do Faktury i ustaw filtr okresu: Ten miesiąc lub własny zakres dat
Kliknij przycisk Podsumowanie i pobierz wygenerowany PDF
Wariant B - eksport CSV do Excela:
Przejdź do Faktury, ustaw filtr okresu i zaznacz wszystkie zamówienia
Na dolnym pasku kliknij Eksportuj CSV
Jak powiązać paszport z produktem
Konfigurowanie automatycznego generowania paszportów przy sprzedaży.
W Paszporty utwórz wzór certyfikatu: kliknij + Nowy paszport i uzupełnij nazwę botaniczną i kraj pochodzenia
W Produktach otwórz edycję produktu i przypisz mu certyfikat z kroku 1
Od tej chwili FloraSoft automatycznie generuje paszport, tworzy wpis w ewidencji i drukuje go razem z fakturą
Jak przygotować dokumenty na kontrolę PIORiN
Szybkie przygotowanie kompletnej ewidencji paszportów dla inspektora.
Przejdź do Ewidencja paszportów i ustaw zakres dat kontroli
Sprawdź tabelę - upewnij się, że wszystkie wpisy są kompletne
Kliknij Eksport i wybierz format: PDF (do wydruku dla inspektora) lub CSV
Jak obsługiwać nowe zamówienia z Allegro
Szybka realizacja zamówień z platformy Allegro.
Realizacja pojedyncza:
Przejdź do Allegro i kliknij zamówienie w sekcji "Oczekujące na realizację"
Wybierz typ dokumentu i kliknij Realizuj
Realizacja zbiorcza:
Zaznacz kilka zamówień i kliknij Zbiorcza realizacja
Postępuj według kreatora: dokumenty → logistyka → podsumowanie
Pobierz mega-PDF z kompletem dokumentów dla wszystkich zamówień
Jak zbiorczo zaktualizować ceny produktów
Zmiana cen, kategorii lub stanu wielu produktów jednocześnie.
Przejdź do Produkty i zawęź listę (wyfiltruj kategorię lub wyszukaj po nazwie)
Zaznacz checkboxy przy produktach (checkbox w nagłówku - zaznacza wszystkie widoczne)
Na dolnym pasku wybierz akcję: Zmień cenę (nowa cena lub procentowa zmiana), Zmień kategorię, Zmień stan, Eksportuj CSV lub Usuń
Zmiana procentowa ceny jest idealna na sezonowe promocje - zaznacz całą kategorię i obniż cenę o 20% jednym kliknięciem.
Jak stworzyć ofertę (ofertówkę) dla klienta
Profesjonalny PDF z tabelą cenową i zdjęciami roślin.
Przejdź do Produkty i zaznacz rośliny, które mają znaleźć się w ofercie
Na dolnym pasku kliknij Ofertówka
Wybierz klienta, ustaw tryb cen (netto/brutto), rabat, ilości i ważność (domyślnie 14 dni)
Kliknij Generuj ofertę - PDF zawiera tabelę cenową, katalog zdjęciowy i dane obu stron
Produkty ze zdjęciami wyglądają dużo lepiej w ofercie - dodaj zdjęcia w edycji produktu, zanim wygenerujesz ofertę.
Jak skonfigurować tryb szybkiej edycji
Edycja wielu produktów bezpośrednio w tabeli bez otwierania formularzy.
Przejdź do Produkty i kliknij przycisk Szybka edycja (ikona ołówka)
Kliknij dowolną komórkę w tabeli - stanie się edytowalna
Zmień wartość: Enter - zapisz i przejdź do następnego wiersza, Tab - przejdź do następnej komórki, Escape - anuluj
Jak zaimportować produkty z Allegro
Dodanie ofert z Allegro jako produkty w katalogu FloraSoftu.
Upewnij się, że konto Allegro jest połączone (zielona kropka w pasku bocznym)
Przejdź do Produkty i kliknij Importuj z Allegro
Poczekaj na zakończenie importu - oferty zostaną dodane z oznaczeniem źródła "Allegro"
Użyj filtru Źródło → Allegro, aby wyświetlić tylko zaimportowane produkty i edytuj je dowolnie
Jak wydrukować dokumenty - cały workflow
Co FloraSoft drukuje automatycznie po kliknięciu "Zapisz i drukuj":
| Dokument | Kiedy jest drukowany |
|---|---|
| Faktura / Paragon / Rachunek | Zawsze, wg wybranego typu dokumentu |
| Paszporty roślin | Dla każdej pozycji, której kategoria wymaga paszportu |
| Etykieta kurierska | Jeśli do zamówienia przypisano szablon opakowania |
Ponowny druk dokumentów:
Przejdź do Faktury i kliknij ikonkę drukarki przy wierszu zamówienia
Wybierz, które dokumenty wydrukować ponownie
Druk zbiorczy: zaznacz kilka zamówień (checkboxy), na dolnym pasku kliknij Drukuj - wszystkie dokumenty zostaną połączone w jeden PDF.
Jak ustawić alerty niskiego stanu magazynowego
Automatyczne powiadomienia, gdy rośliny kończą się w szklarni.
Przejdź do Produkty i kliknij wiersz produktu, dla którego chcesz ustawić alert
W formularzu edycji znajdź pole Próg alertu i wpisz minimalną ilość (np. 10)
Kliknij Zapisz - gdy stan spadnie poniżej progu, pojawi się alert na dashboardzie i czerwony badge przy produkcie
Alerty magazynowe dla wielu produktów możesz ustawić jednocześnie - zaznacz checkboxy i użyj opcji Zmień stan na pasku zbiorczym.
Jak ustawić zadanie cykliczne (np. cotygodniowe podlewanie)
Automatyczne tworzenie powtarzających się zadań - bez ręcznego dodawania co tydzień.
Przejdź do Zadania i kliknij + Nowe zadanie
Wypełnij tytuł, opis i przypisz pracownika
W sekcji Powtarzalność wybierz częstotliwość: dziennie, tygodniowo, co dwa tygodnie, miesięcznie lub niestandardowo (wybierz konkretne dni tygodnia)
Kliknij Zapisz - system automatycznie tworzy kolejne instancje zadania
Jak szybko wystawić fakturę z karty klienta
Błyskawiczne tworzenie faktury z automatycznie uzupełnionymi danymi klienta.
Przejdź do Klienci i znajdź klienta (wpisz nazwę lub NIP w wyszukiwarce)
Kliknij wiersz klienta - otworzy się karta z historią zakupów
Kliknij Nowa faktura w prawym górnym rogu karty - panel sprzedaży otworzy się z danymi klienta już uzupełnionymi
Dodaj produkty i kliknij Zapisz i drukuj (Cmd/Ctrl+Enter)
Jak wyeksportować bazę klientów do Excela
Pobranie pełnej listy klientów z danymi kontaktowymi i historią zakupów.
Przejdź do Klienci
Opcjonalnie zawęź listę - filtruj wg typu (firma / hurtownia / indywidualny)
Zaznacz wszystkich (checkbox w nagłówku tabeli) lub wybrane pozycje
Na dolnym pasku kliknij Eksportuj CSV - plik otworzysz w Excelu lub innym arkuszu kalkulacyjnym
Jak odpowiadać na wiadomości od kupujących Allegro
Obsługa wiadomości bez otwierania przeglądarki.
Przejdź do Allegro - kafelek "Wiadomości" pokazuje liczbę nieprzeczytanych
Kliknij kafelek, aby otworzyć listę wątków. Użyj filtra Nieprzeczytane lub wyszukiwarki wątków
Kliknij wątek, wpisz odpowiedź i wyślij
Wiadomości odświeżają się automatycznie co 30 sekund - nie musisz ręcznie klikać "Odśwież".
Jak aktywować licencję po zakupie
Jednorazowa aktywacja po zakończeniu okresu próbnego.
Po zakupie sprawdź e-mail - klucz licencyjny zostanie wysłany na podany adres
W aplikacji przejdź do Ustawienia → Licencja
Wklej klucz w pole tekstowe i kliknij Aktywuj - wymagane jest połączenie z internetem
Po aktywacji status zmieni się na Aktywna - licencja jest przypisana do tego urządzenia